面對當前視頻會議系統發展的新趨勢，面向中國科學院院新的發展戰略及“十三五”重要改革舉措的新需求，除了需要解決大型事件的視頻會議場景需求之外，亟待建立一套桌面視頻會議平臺，同科學院已有大型會議室視頻會議解決方案實現互通、互補，滿足不同場景、不同人群、不同會議組織模式的更加靈活、便捷的視頻會議需求，并構建完善的支撐平臺，提供便捷、易操作、高可靠以及能夠自助服務的視頻會議服務體系，以滿足科學院院級-所級、院級-分院級、所級-所級以及課題組級、合作組級科研和管理活動中國內、國際協作需求。
科學院機關桌面視頻會議綜合平臺特性至少包括：
1)智簡會議：極簡部署，易于使用，快捷開會，無需信息技術人員專門保障；
2)多場景支持：中小型會議室場景、個人辦公室場景、外出出差場景；
3)全場景覆蓋：軟硬件相結合方式，針對不同場景需求和用戶習慣，提供不同的軟硬件部署方案。中型會議室應用：支持對接會議室音頻系統，會議平板套裝組合；小型會議室和個人辦公室：可以支持一體化硬件化部署或者軟件部署；外出人員：支持移動設備接入。
4)彈性化私有云部署：以云服務模式面向院機關人員開放服務，并具有面向全院科研管理人員服務的擴展能力。
5)開放接口：提供標準化接口，供第三方應用系統調用和擴展。
構建滿足科學院機關不同人群、不同場景、不同參與方式需求的桌面視頻會議綜合服務平臺。該系統由會議組織及內容管理平臺、桌面視頻會議協作平臺以及相應的支撐平臺組成。
4.1會議組織及內容管理平臺
該平臺實現會議組織和內容管理。用戶在需要時，可以自助創建事件、會議、論壇等一系列模式會議的內容管理網站，同時支持會議主題管理、日程管理、報告管理、參會注冊管理、交費管理、報告管理、視頻會議室自動創建與關聯管理等，實現對各類會議的全生命周期管理、跟蹤和歸檔。同時，該平臺預留擴展信息，方便會議組織者的特殊事項定制化。
該平臺同時支持中英文，滿足國際、國內會議內容管理需求。
4.2桌面視頻會議平臺
桌面視頻會議平臺實現各種場景下的視頻會議和協作共享功能需求，提供相應的支撐服務。同時該平臺具有開放的的API接口，可以實現同會議組織和內容管理平臺、支撐平臺及其它業務應用的深度融合與定制開發。具體功能包括：
1)能夠實現對視頻會議用戶的管理、授權及組織架構管理。
2)能夠實現中小型會議室、辦公室電腦和移動設備（手機和pad）靈活地參與和發起會議，實現隨時隨地參加會議。
3)采用通用網絡協議，能夠在現有網絡和信息安全條件下安全、可靠和高效運行。
4)具有便捷的錄制和存儲功能，能夠實現多組會議的實時錄制，錄制內容能夠共享和分發和直播。
5)具有高度的安全性措施，能夠有效抵制網絡病毒和黑客等的攻擊，具備嚴格的授權、認證和加密機制,確保各組會議間互不干涉。
6)采用基于Web的圖形化操作界面，中英文人機對話模式，滿足國內、國際交流需求，易于操作、無需培訓即可使用，維護和管理方便，具有良好的用戶體驗。
7)私有云化部署，支持多租戶服務，即一套系統平臺，能夠根據服務對象的不同，啟用不同的租戶，實現不同單位之間的會議服務信息隔離。
8)可擴展性強，系統設計考慮未來的發展，留有充分的擴充余地，能夠方便地實現視頻系統的擴展和升級。
9)高可靠，保證7*24小時不間斷地穩定可靠運行，適應工作環境能力強，故障率低。
4.3支撐平臺
支撐平臺是滿足桌面視頻會議平臺和會議內容管理平臺安全、可靠、高效運行的基礎保障平臺，本項目中包含用戶統一認證、系統運行監控以及用戶自助服務等三部分功能。
用戶統一認證計劃采用中科院已有的統一認證系統（一期計劃以Email帳戶作為用戶認證入口）作為桌面視頻會議平臺的用戶基礎數據來源。該平臺通過標準接口實現同已有統一認證系統的對接，同時擴展出組織通訊錄并融合到桌面視頻會議平臺中。
系統運行監控將采用主動和被動測量技術手段，實現對整體平臺軟硬件的7X24小時自動監控和常見故障的自動化修復，提升系統可靠性。
用戶自助服務將為桌面視頻會議用戶提供統一服務接口（一部電話號碼、一個視頻號碼、一個網站、一個Email郵箱），在用戶使用過程中遇到任何問題和意見及建議，可以直接便捷地進行求助，并將能夠對自己的問題及意見和建議處理過程進行可視化追蹤，從而提升用戶服務體驗。
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